Ci sono pochi fattori in un sistema che sono importanti per una gestione di successo dell’organizzazione.
Uno di questi fattori è un’efficace sincronizzazione delle varie attività nell’organizzazione.
Questo concetto è valido sia che si parli di produzione sia che si parli di progetti o di qualsiasi altro processo.
Nella TOC (Teoria dei Vincoli) una sincronizzazione di successo è possibile quando siamo in grado di gestire il “Vincolo” in modo appropriato.
Il Vincolo del Sistema è l’elemento che determina il ritmo con cui il Sistema genera unità di obiettivo; infatti, ogni minuto perso sul vincolo si traduce in perdita di Throughput che non verrà mai recuperato. Di conseguenza, il vincolo deve essere protetto e il processo per proteggerlo è chiamato Buffer Management.
Il Buffer ha un duplice ruolo: protezione e controllo.
In un sistema costruito attorno e subordinato al vincolo, il buffer protegge il vincolo dalla variabilità che potrebbe causare ritardi e/o interruzioni e il modo convenzionale di dimensionare il buffer è il tempo. In sostanza, per assicurarsi che il vincolo non sia mai “affamato”, si inserisce un buffer di tempo di fronte ad esso in modo che ritardi e/o interruzioni nel sistema non influenzino il funzionamento del vincolo.
Allo stesso tempo, esercitiamo il controllo sul sistema nel suo complesso monitorando statisticamente l’oscillazione del buffer:
Questa linea di ragionamento è facilmente intuibile per un tipico flusso produttivo: in sostanza, si traduce in un “lotto completo di materiale davanti al vincolo, pronto per essere processato un “buffer di tempo prima” del momento in cui il vincolo dovrebbe iniziare a lavorarlo.
Questo concetto richiede alcune ulteriori considerazioni quando si tratta di progetti, poiché il vincolo di un progetto è la sua Catena Critica. Come possiamo proteggere la catena critica e allo stesso tempo esercitare un controllo efficace durante tutta l’esecuzione del progetto?
Un progetto è un insieme di azioni necessarie per soddisfare delle specifiche (spesso impostate da un cliente), in un arco temporale stabilito e all’interno di un budget predefinito. I project manager esperiscono inevitabilmente il dilemma: “aggiungere tempo di protezione alle singole attività sulla catena critica (per evitare di essere in ritardo)” rispetto a “NON aggiungere questo tempo di protezione (per dichiarare un lead time più breve per il completamento del progetto)”.
L’assunto principale su cui poggia questo dilemma è che “tutte le attività hanno bisogno di protezione” e, nel tempo, siamo arrivati a chiamare questo tipo di assunti “vincolo cognitivo“, qualcosa che può essere razionalmente confutato ma persiste nel comportamento delle persone.
Il Dr. Goldratt sviluppò la soluzione (nel gergo della Teoria dei Vincoli questo tipo di soluzione è chiamata injection) a questo dilemma e la chiamò Project Buffer.
In pratica, la protezione deve essere aggiunta solo alla sequenza di attività che determina la lunghezza del progetto (la catena critica, cioè il vincolo del progetto). Invece di proteggere ogni singola attività nella catena critica, la protezione viene cumulata alla fine in quello che viene chiamato Project Buffer.
Si può facilmente dissipare qualsiasi dissonanza cognitiva tra ciò che è attualmente pratica comune (modo sbagliato) e ciò che, invece, dovrebbe essere fatto (modo giusto) ricorrendo a una conoscenza ben consolidata e universalmente accettata.
Se abbiamo una catena di attività e aggiungiamo protezione a ogni singola attività, qual è la differenza rispetto ad aggiungere la protezione alla catena globale?
La risposta può essere trovata nel Teorema di Pitagora, normalmente insegnato nelle scuole primarie (e alcuni elementi fondamentali di probabilità insegnati in diversi corsi di laurea).
La variabilità cumulata che impatta un insieme di attività dipendenti (deviazione standard) è inversamente proporzionale alla radice quadrata del numero di attività N:
Invece di aver bisogno di “4+3=7”, abbiamo bisogno di:
Come notazione generale, abbiamo bisogno di una protezione pari a:
In questo modo possiamo proteggere efficacemente il completamento di un progetto senza gonfiarne inutilmente la lunghezza. La conoscenza è l’unica cura contro la superstizione.